1. 연구의 배경 서울시의 정보시스템 구축은 71년에 지방세, 재무회계, 인사관리 업무의
전산화를 시작한 이래 약 191여개의 단위업무시스템이 운영중에 있음.
그러나 단위사업별로 구축된 정보시스템은 시스템간 연계의 어려움, 정보
공유 미흡 및 자료의 이중입력, 정확한 자료집계의 어려움 및 많은 시간소
요등의 문제를 안고 있으며, 이는 업무효율성 저하 및 시민서비스 질의 저
하를 가져오게 되었고, 특히 정보화가 진행되면서 공공부분에서도 민간부
분에서 제공하는 서비스와 비교되면서, 한정된 금융자원으로 높은 수준의
공공서비스를 제공해야 하는 실정임.
이러한 서울시 정보시스템의 문제점은 서울시 업무의 가장 근간이 되는 세
무, 재무, 인사분야에서도 마찬가지 양상을 나타내고 있음. 서울시는 본청
과 구청에서 재무, 회계, 세입등과 관련한 별도의 시스템이 운영중이며, 이
들 시스템간에는 상호연계가 부족하고, 단순히 집계자료만을 통보하는 식
의 프로그램이 주를 이루고 있음. 이러한 현상은 업무효율성 저하뿐 아니라
서울시 조직전체를 운영함에 있어 시의적절하고 투명한 경영, 성과에 기초
한 예산의 수립 및 사용등을 저해하는 요인이 되고 있음.
이러한 시스템 환경의 한계를 극복하고 한 조직내 인적 및 물적자원을 통
합적으로 관리하고 하는 것이 전사적 자원관리시스템(Enterprise
Resource Planning)이며, 이는 조직전체의 경영자원을 계획적으로 최적으
로 활용한다는 의미의 조직 통합 자원계획이다. ERP시스템은 민간부분에
서는 90년대부터 활발히 구축되었으며, 국내 민간기업에서도 90년대중반
부터 도입이 활발히 이루어지고 있으며, 해외에서는 지방정부, 중앙정부등
공공기관에서 서울시와 유사한 문제점 해결을 위해 ERP시스템을 도입하여
업무효율성의 증진, 시민서비스 개선, 비용절감, 공공기관 투명성제고, 의
사결정지원 역량 강화, 자치단체 통합등의 다양한 효과를 보고 있는 것으로
분석되나 국내에서 공공부분의 도입은 아직 초기단계라 할 수 있음.
본 연구는 서울시의 정보화환경이 갖고 있는 문제점을 분석하고, 이들 문
제를 해결하는 솔루션으로서 ERP시스템의 도입타당성을 분석하고, 서울시
에의 도입가능성을 점검하고자 함.
2. 연구의 주요결과
1) 서울시 업무현황 및 문제점 분석
서울시정에 ERP가 도입될 수 있는 지의 여부를 파악하기 위해 서울시의 본
청/자치구청, 사업소, 및 산하기관의 행정조직과 각 실 · 국별 주요 업무를
분석하고, 단위업무를 24개 분야별로 구분하여 사용중인 정보시스템을 분
석하였음. 이 가운데 ERP의 도입가능성이 높은 세무/재무, 인사급여분야의
업무에 대해서는 약 2달여에 걸쳐 현행 업무 프로세스, 사용중인 정보시스
템과 자료, 업무진행상의 문제점을 상세히 조사하였음.
서울시 및 자치구청에서 업무를 위해 사용중이거나 개발중인 시스템은 200
여종으로 시스템의 기능에 따라 프론트 오피스와 백오피스 시스템으로 구
분하였으며, 백오피스분야는 시스템의 업무지원기능에 따라 24개의 내부
행정업무와 도시기반정보로 다시 세분하여 분야별 정보시스템의 주요기
능, 시스템 운영방식, 개발부서 및 사용부서 등을 정리하였음. 프론트오피
스분야라 할 수 있는 대시민과 접촉되는 시스템으로는 118개의 홈페이지가
운영중에 있는 것으로 분석되었음.
서울시 및 자치구청에서 사용 중인 정보시스템을 프로세스 측면과 조직적
측면, IT적 측면에서 문제점을 살펴보면 다음과 같음
- 프로세스 측면에서 보면 대부분의 시스템들이 업무부서에서 단위업무 중
심 개발되어 시스템간 연계성 미흡으로 업무의흐름,자료의 흐름이 중단
되고있으며,부서별로 자신들의 업무에만 필요한형태로 자료를입력· 관리하고 있어 자료의 공유가 어렵고 자치구,서울시,중앙부처유사시
스템이 중복적으로 개발되어 실무부서에서는 유사시스템에 자료를 이중
으로 입력해야 하는 문제가 발생함. 또한 단위부서별 업무시스템의 구축
및 시스템간의 연계부족은 고위관리자의 정책결정과 효율적인 시정관리
에 필요한 분석 자료를 시의성 있게 제공하지 못하며, 기초자료를 토대로 다시 가공해야 하는 이중적인 작업 프로세스가 필요함.
- 조직적 측면에서는 정보화사업시 업무재설계가 뒷받침되지 않는 정보시
스템 구축으로 업무 효율성저하요인으로 작용하고 있으며, 업무전산화시
BPR이 이루어져야 하고, 사업을 일관성 있게 추진할 수 있는 총괄조정 할 수 있는 조직이 필요하며, 시스템이용에 관한 교육 및 제도적 기반이 요구 되는 것으로 분석되었음.
- IT적 측면에서는 사용중인 시스템의 기능보강을 수시로 할 수 있는 유지보
수가 용이하지 안고, 기개발된 시스템을 새로운 정보환경에 맞게 수정 및
유지관리하는 것이 용이하지 않는 문제점이 있는 것으로 분석되었음.
2) 전사적 자원관리 시스템의 개념 및 활용사례
ERP(Enterprise Resource Planning)란 기업활동을 위해 쓰여지고 있는 기
업내의 모든 인적, 물적 자원을 효율적으로 관리하여 궁극적으로 기업의 경
쟁력을 강화시켜 주는 역할을 하게 되는 통합정보시스템으로, 생산, 판매,
인사, 회계, 자금, 원가, 고정자산 등의 운영시스템과 전부문에 걸쳐있는 경
영자원을 하나의 체계로 통합적 시스템을 재구축함으로써 생산성을 극대
화하려는 대표적인 기업 리엔지니어링 기법임. 최근에는 기업내부의 통합
뿐만 아니라 외부로 확장시켜 기업을 둘러싼 여러 관계들을 통합적으로 관
리하는 확장 ERP가 등장고 있음.
국내기업의 ERP시스템도입은 90년대 중반이후부터 대기업을 중심으로 도
입되기 시작하여,정부차원에서 중소기업에 ERP 시스템 도입을 지원하면서
구축이 본격화되기 시작하였으나 국내 공공기관에서 도입된 사례는 없는
실정임. 한국산업단지공단, 국민연금관리공단, 한국 표준협회, 한국조폐공
사, 한국통신, 한국방송공사, 포항제철, 우정사업본부, 한국수력원자력 주
식회사, 국방과학연구소등의 공기업을 중심으로 ERP를 도입하고 있는 초
기단계이며, 국내 공공기관의 도입배경, 도입모듈, 도입비용, 구축효과 등
을 조사하였음.
공공부분에서의 ERP시스템 도입이 국내에서는 주로 공기업부분에 한정되
어 있는 반면 미국, 캐나다 등의 북미지역과 독일, 영국, 스위스, 포르투칼,
네덜란드 등의 유럽지역에서는 지방정부, 중앙정부, 교육기관 등 다양한 공
공기관에서 인적자원관리, 회계/재무, 전자조달등의 분야 및 전자조달기
능, 모바일 포탈 및 서비스, SCM, CRM, marketplace 등의 기능을 도입하고
있음.
공공기관에서의 ERP시스템 도입 동기는 인사, 급여, 회계, 구매, 자산관리
시스템등 기존의 독립적으로 구축된 시스템간 연계나 데이터의 교환이 불
가능하고, 기존의 시스템으로는 변화하는 법규, 규칙에 따른 업무변화를
빠르게 수용할 수 없으며, 데이터의 공유부재로 시스템별 데이터를 중복
입력하는 등 업무시간과 비용이 많이 소요되어 업무의 효율성은 저하되고,
시민서비스는 낮아지고 있다는 인식에서 출발하고 있음.
공공부문에 ERP도입의 효과는 첫째, 업무효율성이 증진되고, 둘째, 서비스
개선으로 주민들에게 제공되는 서비스가 다양하고 실시간으로 정보가 제
공되는 등의 효과와 셋째, 예산절감, 비용절감 등의 효과, 이외에 통합된 정보시스템 및 업무프로세스를 통한 공공기관 투명성 향상, 시의 적절한
자료제공에 의한 의사결정 지원역량 강화, 통합된 시스템 및 업무프로세스
로 자치단체와 통합이 용이해지고, 원활한 협업이 이루어지고 있다는 점과
민간부분과 운영 실적을 비교할 수 있게 되었다는 점 등 다양한 효과가 있 는 것으로 제시되고 있음.
3) ERP도입 가능성 분석 (Fit -Gap분석)
서울시 정보시스템에서 ERP가 적용될 수 있는 분야를 살펴본 결과 백오피
스의 행정정보시스템 가운데 세무/재무, 인사분야에서 75 -100 %의 적합도
를 보여 이 분야에서 ERP가 우선적으로 도입될 수 있을 것으로 분석되었
음. 세무/재무, 인사분야는 ERP가운데에서도 HRM(인력관리), FI(재무회
계), CO(관리회계), IM(투자관리), MM(자재관리), TR(자금관리)등 core모
듈로 불리우는 부분에 의해 적용될 수 있는 부분이며, 세무업무는 SAP의
경우 산업별 솔루션으로 제공되는 공공부분(public sector) 기능 가운데 조
세 및 세입관리모듈로 거의 모든 기능이 대체될 수 있는 것으로 판단되었
음.
이 외에 현재 서울시 시스템 가운데 인터넷 포탈사이트와 사무동화의 문
서관리시스템(EDMS), 지식관리시스템(KMS), 전자조달 관련 시스템등이
공공부분 모듈 가운데 e-Government의 포털 및 마켓플레이스, 인터넷 서
비스, 그리고 문서관리, 지식관리, 조달 및 재고관리기능 등으로 확대될 수
있는 것으로 판단되었음.
ERP도입에 따른 기대효과는 서울시의 정보시스템이 안고 있는 문제점을
ERP가 해결해 줄 수 있는 가를 분석함으로서 기대효과를 가늠하도록 하였
음. 정성적 분석결과 ERP가 도입되는 분야에 한해서는 서울시의 정보시스
템이 안고 있는 많은 문제를 해결해 줄 수 있는 것으로 파악되었으며, 특히
프로세스 측면에서 여러 시스템들이 연계되지 못하고, 수기로 통보되는 등
의 문제는 ERP가 커버되는 분야에 있어서는 거의 모든 문제를 해결할 수
있는 것으로 분석되었음. 특히 업무재설계가 되지 못하고 현 상황을 수용하
는 입장에서의 정보화가 아닌 선진 최신 경영기법을 적용할 수 있는 기회를
제공한다는 점, 그리고 상용화된 소프트웨어를 사용함으로써 시스템의 유
지관리나 최신 IT기술들을 쉽게 접근할 수 있도록 한다는 점에서 많은 효과
를 기대할 수 있을 것으로 판단됨. 이 외에도 투명한 경영, 빠르고 과학적인
의사결정의 기초를 마련한다는 점에서도 효과가 있을 것으로 판단됨.
4) ERP도입전략
ERP도입은 단계적으로 추진하도록 하며, 관련되는 시스템과의 연계를 고
려하여 시스템을 구축하도록 하고, ERP도입을 위해서는 최고 경영자의 전
폭적인 지원과 강력한 추진조직을 구성하여 추진하도록 하며, ERP도입이
전에 상세계획 수립과 업무개선효과를 정량적/정성적으로 분석해 볼 수 있
는 컨설팅을 실시 한 후 ERP를 도입하도록 한다는 기본방향을 정하였음.
ERP추진을 위한 조직으로는 서울시장 산하에 ‘ERP추진단(가칭)’을 구성하
고, 추진단의 단장은 국장급으로 임명하며, 기획예산실, 행정관리국, 정보
화기획단의 실 · 국장이 참여하는 ‘ERP추진위원회’를 구성하며, ERP추진
단 내에는 ERP도입에 따른 업무혁신에 대한 부분을 실무적으로 결정하는‘
업무혁신팀’과 실제 ERP를 구축하는 ‘정보시스템팀’을 두도록 함.
ERP도입은 크게 보면 기업이나 회사 전체의 모든 어플리케이션 프로그램
을 ERP를 기준으로 전면수정하는 빅뱅(big-bang)방식과 단계적으로 도입
하는 방식으로 나뉠 수 있는데, 서울시의 경우 세무, 재무, 인사부분부터 단
계적으로 도입하는 것이 타당한 것으로 분석되었음. 즉, 1단계에는 핵심이
되는 세무/재무, 인사분야의 ERP를 도입하고, 2단계에서는 물품조달, 구매
등의 분야에 ERP를 확장하며, 3단계에서는 시민서비스 부분과 구매계획
및 수요예측을 하는 CRM 및 SCM으로 확장하며, 4단계에서는 경영관리를
위한 SEM부분의 도입을 타진하도록 함. 그러나 이러한 전체 구축전략에
대한 구상도는 "서울시 ERP도입을 위한 전략계획 수립“등의 컨설팅을 받은
후 상세계획을 수립하도록 함.
다만 도입을 고려하는 초기단계에서는 ERP도입을 위한 추진조직을 구성하
고 선진사례등에 대한 벤치마킹과 함께, 전문컨설팅 업체에 의한 ERP도입
전략계획을 수립하여 업무개선에 따른 효과를 명확히하고, 이와 병행하여
ERP벤더별로 제공하는 core모듈의 장 · 단점을 분석하여 서울시의 실정에
맞는 ERP를 선정하는 등 단계적으로 사업을 추진해 나가도록 함.